Zgodnie z Zarządzeniem Rektora UJ nr 83 z 28 lipca 2020 roku w Uniwersytecie Jagiellońskim funkcjonuje system internetowy Archiwum Prac (system AP UJ). Pozwala on na złożenie (wgranie) pracy dyplomowej, która w kolejnych etapach będzie podlegać recenzji (to jedyny dopuszczalny sposób złożenia pracy dyplomowej).
Warunkiem uzyskania przez osobę studiującą dostępu do sytemu AP UJ jest przesłanie drogą elektroniczną niezbędnych danych.
W nieprzekraczalnym terminie do 20 kwietnia ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów, osoba studiująca powinna udostępnić:
- imię i nazwisko autora pracy
- tytuł pracy dyplomowej – ZAAKCEPTOWANY PRZEZ PROMOTORA
- dane promotora oraz recenzenta
- termin egzaminu dyplomowego (obrony)
Pracę dyplomową składa się wyłącznie w wersji elektronicznej poprzez wprowadzenie jej do systemu AP UJ. Każda osoba studiująca, mająca dostęp do systemu AP UJ powinna wgrać pracę co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem obrony jednak nie później niż do dnia 15 września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.
Aby wgrać pracę dyplomową do systemu AP UJ należy
- zalogować się do systemu AP pod adresem www.ap.uj.edu.pl (login i hasło jak do USOS)
- wypełnić formularz zawierający szczegółowe dane dotyczące pracy dyplomowej: temat, słowa kluczowe, streszczenie w języku polskim, angielskim i ewentualnie w języku pracy (jeśli jest inny)
- zatwierdzić oświadczenie o samodzielności i oryginalności przygotowanej pracy oraz że nie zawiera ona informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych
- wgrać do systemu AP UJ pracę w postaci scalonego pliku PDF (rozmiar pliku nie powinien przekraczać 20 MB) wraz z ewentualnymi załącznikami, które powinny być przesłane w postaci jednego pliku archiwum (ZIP, RAR, 7Z), a rozmiar każdego z przesyłanych plików nie powinien przekraczać 200 MB w przypadku konieczności wprowadzenia załącznika o większym rozmiarze należy skontaktować się z Archiwum UJ
- ewentualne zmiany pliku mogą zostać wprowadzone jedynie po odblokowaniu przez promotora możliwości ponownego wprowadzenia pracy do systemu AP UJ
Pełna instrukcja (wraz ilustracjami) znajduje się na stronie: Instrukcja AP UJ - USOSownia - Uniwersytet Jagielloński.
Szczegóły i pomoc pod adresem: usosownia.uj.edu.pl/archiwum-prac
Wgrana do systemu AP UJ praca dyplomowa jest kierowana do weryfikacji w Jednolitym Systemie Antyplagiatowym (JSA). Wynik weryfikacji jest dostępny dla promotora, który na tej podstawie ostatecznie akceptuje pracę i kieruje do recenzji. Zatwierdzenie pracy w systemie AP UJ przez promotora następuje najpóźniej na tydzień przed wyznaczonym terminem egzaminu dyplomowego, jednak nie później niż do końca września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.
Uwaga! Do egzaminu dyplomowego dopuszcza się wyłącznie prace zatwierdzone przez promotora i zrecenzowane, tj. posiadające w systemie AP status: „5-praca gotowa do obrony”. Osoba studiująca ma możliwość podglądu w systemie AP zatwierdzonych recenzji (klikając w zieloną ikonkę w zakładce RECENZJE).
Każda osoba studiująca, najpóźniej do siedmiu dni kalendarzowych przed egzaminem dyplomowym jednak nie później niż do dnia 30 września, powinna złożyć we właściwym sekretariacie dydaktycznym komplet dokumentów.
Aby złożyć dokumenty, należy umówić wizytę w sekretariacie.
Osoba studiująca powinna złożyć w sekretariacie komplet dokumentów, tj.:
- [obowiązkowe] Wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów wyższych
- [obowiązkowe] Oświadczenie o korzystaniu/niekorzystaniu z form wsparcia realizowanych na UJ w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, tj. kursów ZintegrUJ lub Doskonały Uniwersytet,
- [opcjonalne] Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków uczestników Projektu ZintegrUJ (Oświadczenie wymagane dla uczestników kursów i zajęć realizowanych w ramach programu ZintegrUJ. Więcej informacji na stronie: zintegruj.uj.edu.pl, w części „Oświadczenia do obrony”
- [opcjonalne] Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków uczestników Projektu Doskonały Uniwersytet (Oświadczenie wymagane dla uczestników kursów i zajęć realizowanych w ramach programu Doskonały Uniwersytet. Więcej informacji na stronie: doskonaly.uj.edu.pl, w części „Oświadczenie o spełnieniu obowiązków regulaminowych - dot. pkt. 5 Zarządzenia nr 3 Rektora UJ z dnia 11 stycznia 2021 roku”)
- [opcjonalne] Oświadczenie o dostępie do urządzenia i technologii umożliwiającej przeprowadzenie egzaminu w formie zdalnej
- [opcjonalne] Upoważnienie osoby trzeciej do odbioru dyplomu ukończenia studiów wraz z odpisami i suplementami (Jeśli wiesz, że nie będziesz miał/a możliwości samodzielnego odbioru dyplomu, to możesz złożyć upoważnienia dla tej osoby do odbioru dyplomu. Należy w tym celu wcześniej w obecności pracownika sekretariatu prowadzącego studia (lub u notariusza) podpisać osobiście pełnomocnictwo)
- [opcjonalne] Informacja o planowanej obecności innych osób w trakcie egzaminu dyplomowego – w przypadku, gdy egzamin dyplomowy przeprowadzany jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a obecność innych osób wynika z ustalonych z Działem ds. Osób Niepełnosprawnych UJ warunków adaptacji egzaminu dyplomowego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Wzory dokumentów znajdują się również na stronie: Dokumenty do pobrania.
Dokument należy pobrać, wypełnić w edytorze tekstu (wpisać wszystkie niezbędne informacje oraz wybrać wszystkie potrzebne opcje w ramach aktywnych pól), a następnie wydrukować.
Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi wzorami dyplomów ukończenia studiów, od dnia 1 października 2019 r. absolwent UJ otrzymuje dyplom bez fotografii.
Niezłożenie dokumentów w terminie skutkuje niedopuszczeniem do egzaminu dyplomowego.
Osoba studiująca przed w ramach przygotowań do złożenia pracy i egzaminu dyplomowego powinna
- sprawdzić, czy posiada wszystkie wpisy w systemie USOSweb
- uregulować wszelkie zobowiązania finansowe wobec Uniwersytetu Jagiellońskiego
- zamknąć wszystkie konta w Bibliotekach UJ i laboratoriach
Aby uzyskać wypis z Biblioteki WZiKS należy:
- udać się osobiście do Biblioteki WZiKS celem uzyskania wypisu lub
- wysłać prośbę o wypis z Biblioteki WZiKS na adres e-mail: biblioteka.wzks@uj.edu.pl z adresu w domenie uj.edu.pl. W treści wiadomości należy podać numer legitymacji, który znajduje się na tylnej stronie dokumentu. Wypis uzyskają wyłącznie osoby studiujące, które nie mają zaległości książkowych i finansowych.
Stan konta bibliotecznego można również sprawdzić na indywidualnych kontach czytelników (katalogi.uj.edu.pl). Login to numer legitymacji, hasło to numer PESEL.
Migracja danych w systemie USOS odbywa się następnego dnia dlatego warto dokonać wypisu z odpowiednim wyprzedzeniem.
Absolwent otrzymuje dyplom wraz z suplementem oraz ich odpisy w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów.
Absolwent, który rozpoczął lub wznowił studia od roku akademickiego 2019/2020, otrzymuje:
- dyplom i suplement wraz z dwoma odpisami w języku polskim lub – w zależności od złożonego wniosku – dyplom i suplement oraz ich jeden odpis w języku polskim i jeden odpis w języku obcym (angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, rosyjskim) – bezpłatnie
- na wniosek – odpis dyplomu w języku polskim lub języku obcym (angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, rosyjskim) i/lub odpis suplementu w języku polskim lub angielskim – za dodatkowy odpis dyplomu i/lub suplementu w języku obcym uiszcza opłatę w wysokości 20zł
Wzory dokumentów znajdują się na stronie: Dokumenty do pobrania.
Szczegółowe informacje w sprawie wysokości i zasad pobierania opłat za dyplomy znajdują się w Piśmie okólnym nr 4 Rektora UJ z dnia 30 grudnia 2020 r.
Odbiór dokumentów potwierdzających ukończenie studiów, czyli dyplomów i suplementów, możliwy jest w ciągu trzydziestu dni od egzaminu dyplomowego. Zgodnie z obowiązującymi od dnia 1 października 2019 r. wzorami dyplomów ukończenia studiów, absolwent UJ otrzymuje dyplom bez fotografii.
Absolwent po wcześniejszym umówieniu się we właściwym sekretariacie dydaktycznym może odebrać:
- zaświadczenie o ukończeniu studiów. Możliwe jest wysłanie drogą mailową zaświadczenia podpisanego elektronicznym podpisem kwalifikowanym (na prośbę absolwenta skan wysyłany jest wyłącznie na adres mailowy absolwenta w domenie uj.edu.pl)
- dyplomy oraz suplementy potwierdzające ukończenie studiów.
Uwaga! Obowiązuje elektroniczna rejestracja przed wizytą w sekretariacie za pomocą aplikacji KALENDARZ.
Dyplom i suplement powinny być odebrane osobiście przez absolwenta. W przypadku, kiedy absolwent nie będzie mógł odebrać dyplomu osobiście, może złożyć upoważnienie i wskazać osobę, która odbierze w jej/jego imieniu dyplom wraz z kompletem odpisów i suplementami.
Wzór pełnomocnictwa znajdziesz na tych stronach: Dokumenty do pobrania oraz Podania studenckie.
Uwaga! Upoważnienie należy złożyć osobiście w sekretariacie jednostki wydającej dyplom, umożliwiając tym samym pracownikowi UJ potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej. Alternatywnie, potwierdzenia autentyczności podpisu może dokonać notariusz.